Adhésions, réunions, documents : les meilleurs outils numériques pour votre association
Arclunum
Gérer une association, c'est beaucoup de bonne volonté, souvent peu de budget, et parfois trop d'outils éparpillés. Voici une sélection d'outils fiables, gratuits ou presque, qui simplifient le quotidien sans dépendre des géants du numérique.
Gérer une association, c'est beaucoup de bonne volonté, souvent peu de budget, et parfois trop d'outils éparpillés. Voici une sélection d'outils fiables, gratuits ou presque, qui simplifient le quotidien sans dépendre des géants du numérique.
Suite collaborative complète
Avant de choisir des outils un par un, certaines associations gagnent à partir d'une suite intégrée qui couvre l'essentiel : email, agenda, stockage, documents collaboratifs, visioconférence. Voici quatre options, toutes éthiques, toutes hébergées en France.
- Framaspace (gratuit, réservé aux associations et collectifs militants). Framasoft installe et héberge gratuitement une instance Nextcloud personnalisée pour votre structure : fichiers partagés, agenda, contacts, wiki, kanban, visioconférence. Plus de 1 200 associations en France l'utilisent déjà. Il suffit de faire une demande sur frama.space. À noter : le service est limité à 50 utilisateurs et 50 Go de stockage partagé, et réservé aux associations et collectifs militants (pas aux écoles, collectivités ou entreprises). Je peux vous aider à faire la demande et à prendre en main votre espace.
- Zourit (payant, à partir de 130 €/an). Suite complète portée par les Ceméa (association d'éducation populaire). Email, agenda, cloud (Nextcloud), édition collaborative, visioconférence (BigBlueButton jusqu'à 200 participants), sondages, listes de diffusion, comptabilité et gestion des adhésions (Paheko) : tout est intégré. Tarifs solidaires selon le nombre de salariés. Un accompagnement pédagogique à la prise en main est disponible. Membre du collectif CHATONS.
- LaSuite.coop (payant). Suite collaborative portée par une coopérative, pensée pour les associations, coopératives et structures de l'ESS. Visioconférence, messagerie instantanée (basée sur Matrix/Element), prise de notes collaborative, tableur (Grist). Approche modulable, accompagnement inclus. Idéal pour les structures qui veulent une relation de pair à pair avec leur hébergeur.
- Zaclys Cloud Pro (payant, à partir de 312 €TTC/an). Serveur Nextcloud dédié, géré et infogéré par Zaclys, hébergé 100 % en France. Vous administrez vous-même vos utilisateurs et choisissez librement vos applications dans le catalogue Nextcloud. Stockage, agenda, contacts, édition collaborative (OnlyOffice ou Collabora), visioconférence BigBlueButton en option, messagerie Mattermost, wiki, forum... Sauvegardes automatiques sur deux sites distants. Déjà utilisé par plus de 300 collectivités, associations et PME françaises. Réduction de 20 % pour les associations humanitaires. Membre du collectif CHATONS. Je peux vous aider à choisir l'offre adaptée et à prendre en main votre espace.
Adhésions, cotisations et paiements en ligne
Collecter les cotisations, vendre des billets pour un événement, recevoir des dons : ces tâches prennent un temps fou sans le bon outil.
- HelloAsso (gratuit). La référence française pour les associations. Adhésions, cotisations, billetterie, dons, boutique en ligne : tout est centralisé, sans commission sur les paiements, sans abonnement mensuel. Plus de 400 000 associations l'utilisent en France. Les membres paient en ligne en quelques clics, sans créer de compte. Le modèle économique repose sur les contributions volontaires laissées par les donateurs lors du paiement, pas sur vos recettes. C'est l'outil que je recommande en premier pour toute association qui collecte de l'argent.
- TiBillet (gratuit et payant). Plateforme de billetterie et de gestion d'événements coopérative et open source. Billetterie en ligne, pass fédérateurs entre plusieurs lieux ou événements, gestion de cashless pour les festivals. Idéal pour les associations culturelles, les tiers-lieux ou les événements récurrents. Je peux vous aider à le mettre en place.
Communication interne
Pour coordonner le bureau, les bénévoles, les commissions, sans noyer tout le monde sous les mails.
- Framateam (gratuit). Messagerie d'équipe en temps réel, hébergée par Framasoft, association française à but non lucratif. Vous créez des canaux par thème (bureau, logistique, communication...), les discussions restent organisées et accessibles. Alternative directe à Slack ou WhatsApp, sans publicité ni collecte de données.
- Signal (gratuit). Pour les échanges rapides en groupe, Signal reste une option simple si votre équipe est petite et que tout le monde l'a déjà sur son téléphone. Chiffré, sans publicité. Je peux vous aider à choisir entre les deux selon votre taille et vos habitudes.
Communication externe
Informer vos membres, annoncer vos événements, tenir vos adhérents au courant.
- Brevo (gratuit jusqu'à 300 emails par jour). Service français d'envoi de newsletters et d'emails. Vous créez de beaux emails depuis un éditeur visuel, gérez vos listes de contacts, suivez les ouvertures. La version gratuite couvre largement les besoins d'une petite association savoyarde.
- Framatube (gratuit). Si votre association produit des vidéos, Framatube permet de les diffuser sans publicité ni algorithme. Alternative à YouTube, hébergé par Framasoft.
- Framaforms (gratuit). Créez des formulaires d'inscription, de sondage ou d'enquête sans que les réponses soient exploitées commercialement. Alternative à Google Forms.
- Framagroupes (gratuit). Listes de discussion hébergées par Framasoft, basé sur le logiciel libre Sympa. Chaque membre reçoit les messages par email et peut répondre à tous, sans inscription sur une plateforme. Sans publicité, sans collecte de données. C'est le successeur officiel de Framalistes, qui ne crée plus de nouvelles listes depuis 2024.
Agenda et organisation d'événements
Planifier les réunions, les événements, les permanences, sans que les informations soient perdues dans des fils de mails.
- Framadate (gratuit). L'équivalent libre de Doodle pour trouver un créneau commun. Vous créez un sondage de disponibilités en deux minutes, sans compte pour les participants. Hébergé par Framasoft.
- Framacount (gratuit). Pour gérer les dépenses partagées lors d'un événement ou d'un voyage associatif. Alternative à Tricount, hébergé par Framasoft.
- Infomaniak kCalendar (gratuit). Agenda partagé entre les membres du bureau ou de l'équipe. Chacun voit les événements de l'association sur son propre calendrier. Hébergé en Suisse, respecte le RGPD.
- Cal.com (gratuit). Pour permettre à vos membres ou au public de réserver directement un créneau dans votre agenda, sans aller-retour. Très utile pour les permanences ou les rendez-vous individuels.
Documents collaboratifs et partage de fichiers
Rédiger un compte-rendu à plusieurs, partager les statuts, les bilans, les photos d'événements, sans passer par des pièces jointes qui se perdent.
- Framapad (gratuit). Éditeur de texte collaboratif en temps réel, sans compte, sans inscription. Plusieurs personnes modifient le même document simultanément. Alternative à Google Docs. Parfait pour rédiger un compte-rendu de réunion, préparer un événement, ou co-écrire n'importe quel texte à plusieurs. Attention, les pads publics ont une durée de vie limitée. Si vous voulez garder vos documents accessibles dans le temps, et les organiser dans des carnets privés ou partagés, pensez à vous créer un compte MyPads.
- Infomaniak kDrive (gratuit et payant). Stockage et partage de fichiers suisse. 15 Go gratuits, accès partagé entre les membres, sans publicité. Alternative sérieuse à Google Drive ou Dropbox. À partir de 4,80 €/mois pour 2 To si besoin.
- Nextcloud (gratuit, logiciel libre). Pour les associations qui veulent vraiment reprendre la main sur leurs données : stockage, partage de fichiers, agenda, gestion de tâches, tout en un. Demande un hébergement. Je peux vous aider à le mettre en place.
Visioconférence
Pour les réunions de bureau à distance, les assemblées générales hybrides, les échanges avec des partenaires.
- Framatalk (gratuit). Visioconférence hébergée par Framasoft. Vous créez une salle, partagez le lien, vos interlocuteurs rejoignent sans compte ni installation.
- Infomaniak kMeet (gratuit). Visioconférence suisse, sans compte obligatoire pour vos interlocuteurs. Vous envoyez un lien, tout le monde rejoint. Sans publicité, sans collecte de données.
- Jitsi Meet (gratuit, logiciel libre). Accessible depuis n'importe quel navigateur, sans installation ni compte. Fonctionne directement dans le navigateur.
Comptabilité et budget
Les associations ont des obligations comptables simples mais réelles. Un tableur peut suffire dans un premier temps, mais un outil dédié évite les erreurs.
- Paheko (gratuit et payant). Logiciel de comptabilité et de gestion d'adhérents spécialement conçu pour les associations françaises. Gestion des membres, cotisations, comptabilité, suivi de trésorerie. Interface claire et accessible, même sans formation comptable. Je peux vous aider à le configurer.
- GnuCash (gratuit, logiciel libre). Logiciel de comptabilité libre, disponible sur Windows, Mac et Linux. Il existe une version adaptée au plan comptable des associations françaises. Bilan, compte de résultat, suivi des comptes bancaires. Je peux vous accompagner pour l'installation et la configuration.
- LibreOffice Calc (gratuit). Pour les petites associations qui gèrent leur budget sur un tableur : LibreOffice Calc est l'équivalent gratuit d'Excel, sans abonnement, sans compte. Des modèles de budget associatif sont disponibles gratuitement en ligne.
Votre association est en Savoie et vous cherchez à mieux vous organiser sans vous ruiner ? C'est exactement pour ça qu'Arclunum existe. Contactez-moi, on regarde ensemble ce qui correspond à votre situation.
